Mire érdemes figyelni egy távozó kolléga kilépése során?

Egy munkaviszony megszüntetése számos adminisztratív jellegű teendővel jár együtt, amelyek mellett sokszor a megüresedő pozíció minél gyorsabb betöltéséről is gondoskodni kell. Vannak azonban olyan teendők, amelyeket nem szabad elmulasztani egy távozó kolléga kilépése esetén. Egyfelől azért, hogy a munkaviszony megszüntetése jogszerűen történjen, másfelől, hogy a kilépés a legkevesebb bonyodalmat okozza a cég életében. El kell számolni a szabadsággal, a kiosztott jogosultságokkal, illetve a munkavégzésre átadott eszközökkel egyaránt, valamint be kell tartani bizonyos határidőket és formai szempontokat. Mostani bejegyzésünkben összegyűjtöttük, amire munkáltatóként érdemes kiemelten figyelni a munkaviszony megszüntetése és a távozó munkatárs – akár diák munkavállaló – kilépése kapcsán.

Milyen esetekben távozhat a munkatárs a cégtől?

A munkaviszony munkavégzésre irányuló jogviszony, amely a munkavállaló és a munkáltató között között a munkaszerződés megkötésével jön létre. A munkaszerződést írásba kell foglalni és annak valamennyi módosítására, valamint megszűnésére és megszüntetésére is kizárólag írásban kerülhet sor.

Érdemes különbséget tenni a megszűnés és megszüntetés között. A munkaviszony megszűnése automatikusan, a felek akarata nélkül következik be, valamilyen törvényben meghatározott esetben. Ilyen lehet a munkáltató jogutód nélküli megszűnése, a munkavállaló halála, vagy a határozott idejű munkaviszony letelte.

Amennyiben a munkaviszony felbontása a felek akaratára vezethető vissza, úgy annak megszüntetésről beszélünk.

A munkaviszony megszüntetése

A munkaviszony megszüntetése kapcsán is további két esetet különböztethetünk meg aszerint, hogy az az egyik, vagy mindkét félre vezethető vissza.

Egyoldalú megszüntetés

A munkaviszonyt felmondással a munkáltató és a munkavállaló is megszüntetheti, azzal, hogy a munkáltató a felmondást köteles megindokolni, a munkavállalót ilyen kötelezettség nem terheli. A munkaviszony főszabályként a felmondási idő leteltét követően, a felmondást követő 30 nap elteltével szűnik meg. Kivétel ez alól az azonnali hatályú felmondás.

Közös megegyezés

Közös megegyezés esetén a felek egyező akarattal szüntetik meg a munkaviszonyt, amit nem kell indokolni, valamint szabadon határozzák meg a megszűnésének napját is. Közös megegyezés esetén a munkáltató nem köteles végkielégítést fizetni, ugyanakkor a felek erről is a megállapodhatnak. Nincsenek szigorú törvényi elvárások, ameddig a felek között az együttműködés és a jóhiszeműség fennáll, viszonylag kötetlenül alakíthatják ki a megszüntetés feltételeit.

A legfontosabb jogi fogalmak a megszüntetés kapcsán

Nézzük is meg a legfontosabb jogi fogalmakat, amelyek felmerülhetnek a munkaviszony megszűnése kapcsán!

Felmondási idő

A felmondási idő mértéke egységesen harminc nap, határozott és határozatlan idejű munkaviszony, valamint munkáltatói és munkavállalói felmondás esetén egyaránt. A felmondási idő a munkaszerződés megszűnését követő további, ledolgozandó naptári napokat számát jelenti – ténylegesen csak ennek leteltét követően szűnik meg a munkaviszony.

A harminc napos minimum határidő a munkavállalónak a munkáltató alkalmazásában eltöltött idejétől függően növekszik, valamint a munkaszerződés is megállapíthat ettől eltérő időtartamot.

Azonnali hatályú felmondás

Azonnali hatályú felmondás esetén nincs felmondási idő, a munkaviszony a felmondó nyilatkozat másik fél részére történő átadását követő naptól szűnik meg. A munkáltató és a munkavállaló egyaránt élhet vele, határozott és a határozatlan idejű munkaviszony esetén is. Próbaidő alatt ezt a felek indokolás nélkül tehetik meg, minden más esetben az azonnali hatályú felmondást indokolni kell, és a csak a törvényben meghatározott ok fennállása esetén alkalmazható.

Munkáltatói felmondás indokolása

A munkaviszony munkáltató által megszüntetését minden esetben írásban szükséges indokolni, amelyből a felmondás okának világosan ki kell tűnnie.

A munkáltatói rendes felmondás indoka kizárólag a munkavállaló munkaviszonnyal kapcsolatos magatartásával, képességével vagy a munkáltató működésével összefüggő ok lehet. Ilyen például az alkalmazott pszichikai, egészségügyi alkalmatlansága, együttműködési képességének hiánya, vagy ha nem tesz eleget a munkáltató jogszerű utasításainak, esetleg munkahelyén időben vagy egyáltalán nem jelenik meg.

A határozott idejű munkaviszony munkáltató általi megszüntetésére kizárólag a Munka Törvénykönyvében felsorolt esetekben kerülhet sor:

• felszámolási- vagy csődeljárás tartama alatt,
• a munkavállaló képességére alapított okból, illetve
• ha a munkaviszony fenntartása elháríthatatlan külső ok következtében lehetetlenné válik.

Az azonnali hatályú munkáltatói felmondást szintén indokolni kell. Erre akkor kerülhet sor, amennyiben a munkavállaló

• a munkaviszonyból származó lényeges kötelezettségét neki felróhatóan jelentős mértékben megszegi, vagy
• olyan magatartást tanúsít, amely a munkaviszony fenntartását lehetetlenné teszi.

Végkielégítés

A Munka Törvénykönyve alapján a munkavállalót végkielégítés illeti meg, ha munkaviszonya a munkáltató felmondása vagy jogutód nélküli megszűnése alapján szűnik meg. A végkielégítés mértéke a munkáltatónál munkaviszonyban töltött idő után növekszik, három év után egyhavi, öt év esetén kéthavi, innentől pedig ötévente újabb egyhavi mértékkel emelkedik, egészen hathavi összegig.

Nem jár végkielégítés, amennyiben a felmondás indoka a munkavállaló munkaviszonnyal kapcsolatos magatartásán vagy (nem egészségügyi alkalmasságára visszavezethető) képességén alapszik.

Diákmunkásokra vonatkozó szabályok

Diákok foglalkoztatása esetén a Munka Törvénykönyve munkavállalót védő szabályai nem érvényesülnek. Így nem illeti őket szabadság vagy végkielégítés, nem érvényesek velük szemben a felmondási tilalmak és nincs felmondási idő sem. Tekintet nélkül arra, hogy a foglalkoztatásra munkaviszony, vagy iskolaszövetkezeten keresztül kerül sor.

Távozó kolléga: ezeket a lépéseket nem érdemes megspórolni

Nézzünk meg néhány technikai teendőt, amelyekre érdemes odafigyelni egy munkatárs távozása esetén, hogy elkerüljük a későbbi bonyodalmakat.

Céges adatok védelme

Az egyik legérzékenyebb veszteség bármelyik vállalkozás számára, ha érzékeny céges adatok illetéktelen, esetleg konkurens kezekbe kerülnek. Egy CRM rendszer adattartalmának, vagy belső levelezések, bizalmas tartalmú dokumentumok, esetleg üzleti és stratégiai tervek kiszivárgása komoly veszteségeket jelenthet a versenypiacon.

Fontos, hogy egyértelmű és írásos formában is elérhető irányelvekkel, adatvédelmi szabályzatokkal rendezzük ezeket a kérdéseket, kitérve azok megsértésének következményeire. A cél, hogy tudatosítsuk a munkavállalóban, mit jelent a szellemi tulajdonjog és az üzleti titok, hol húzódnak annak határai, valamint milyen szankciókat vonhat maga után ezek megsértése.

Emellett nem árt informatikai szempontból is védekezni az adatlopások ellen. Elfogadott gyakorlat, hogy a cég nyomon követi az alkalmazottak céges levelezését, naplózza az elektronikus rendszerben végzett tevékenységüket és az adatmentésekkel kapcsolatos információkat. Mindez jogszerű, amennyiben az érintett figyelmét felhívják erre. Tehát, figyelmeztetik a munkavállalót, hogy tevékenységét megfigyelik és rögzítik, megjelölve azokat az adatokat, amelyeket ez a korlátozás érint.

E-mail cím és postafiók kezelése

Fontos kiemelni, hogy a munkahelyi e-mail-fiók adattartalma személyes adatnak, az azon végzett bármilyen művelet pedig adatkezelésnek minősül, ezért a GDPR rendelet hatálya alá tartozik. A rendelet „célhoz kötöttség” elve alapján pedig az adatkezelőnek haladéktalanul törölni kell a személyes adatokat, amennyiben az adatkezelés célja megszűnt.

Ezért legkésőbb a munkaviszony utolsó napján célszerű kiválogatni a magáncélú levelezéseket a postafiókból. Amennyiben a postafiók további tartalmát archiválnánk, fontos tudni, hogy ebben később bármilyen keresés újabb adatkezelésnek minősül. A GDPR szabályai szerint erre pedig kizárólag az érintett megfelelő tájékoztatása mellett kerülhet sor, még a munkaviszony megszűnését követően is.

Gyakorlati szempontból további kérdés, hogy mi legyen a távozó kolléga e-mail címének sorsa. Már a munkaviszony utolsó heteiben indokolt lehet automatikus üzenet formájában tájékoztatni a cég ügyfeleit a munkatárs távozásáról, akár az új kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit is megjelölve. Ezt a beállítást a távozást követő pár hónapig érdemes megtartani, majd véglegesen törölni az email címet és a hozzá tartozó postafiókot.

Hozzáférések és jogosultságok visszavonása

Ha már a munkába állás is pontosan dokumentált volt, akkor a munkaviszony megszűnésével egyszerűen számba vehetjük azokat a rendszereket, amit a távozó munkatárs használhatott, hogy az utolsó munkanap végén valamennyi kiosztott jogosultságot visszavonjunk.

Ennek keretében vissza kell venni az épületbe való belépési jogosultságot, az alkalmazásokhoz és szolgáltatásokhoz való hozzáférést, valamennyi kiosztott licencet és belépést, például a Google, Facebook, WordPress fiókokhoz kapcsolódó jogosultságokat.

Vannak így is olyan felületek, amelyekhez több felhasználó használhat közös jelszót, ami a távozó kolléga kilépését követően is változatlan maradhat. A hasonló belépési adatokat érdemes bizonyos időközönként megváltoztatni, így a jelszavak mellett akár a riasztó- vagy kapukódot is.

A visszaélések megelőzése érdekében célszerű a legkisebb jogosultság elve alapján kiosztani a hozzáféréseket, azaz mindenki csak munkájához feltétlen szükséges adatokhoz férjen hozzá. Különösen igaz ez az irodai programok telepítésére, a szoftverek frissítésére. A legtöbb kém- vagy zsarolóprogram kizárólag felhasználói beavatkozás útján kerülhet a hálózatra, ezért érdemes szűkmarkúan bánni a kiosztott jogosultságokkal.

Magasabb szintű jogosultságok

Vezető beosztásban vagy kulcspozícióban lévő kolléga távozása esetén gondoskodni kell a cégjegyzési, aláírási jogosultság visszavonásáról is. Ez jelentheti a cégjegyzési jog visszavonásának kezdeményezését a Cégbíróságon, de az elektronikus aláírási jogosultság megszüntetését is. A cél, hogy kilépés után a távozó kolléga ne tehessen olyan intézkedést, amellyel a vállalatnak kárt, vagy költségeket okozna. Amennyiben a kilépő munkatárs képviselhette a céget hatóságok vagy más szervezet irányában, célszerű jelezni feléjük a kilépési folyamat során, hogy a képviseleti jogosultság megszűnt.

Használja ki az Y Diák Iskolaszövetkezet minőségi szolgáltatásait!

Diákok foglalkoztatása esetén is fontos, hogy tisztában legyen a vállalat a munkaviszony megszüntetésére vonatkozó rendelkezésekkel, illetve, hogy távozásukkor ugyanolyan körültekintően járjon el a hozzáféréseikkel, jogosultságaikkal kapcsolatban, mint a felnőtt alkalmazottak esetében.

Az Y Diák Iskolaszövetkezetnél minden támogatást megadunk ahhoz, hogy ügyfeleink értékes, minőségi diák munkaerővel erősítsék a vállalatukat. A munkaviszony létesítése gördülékeny, a szerződéskötéstől számítva diákjaink akár 48 órán belül munkába tudnak állni. Ebben oktatással, mentorálással és adminisztrációval is segítjük őket. Emellett valamennyi adminisztrációt, a bérszámfejtést és a kifizetést is teljeskörűen intézzük, hogy ezeket a terheket levegyünk partnereink válláról. Keressen minket elérhetőségeinken, kérje egyedi ajánlatunkat még ma!